„No, Tobě se to píše!“, řeknete mnozí. „Ale na koho, když nemám žádné podřízené?“ Ano, obvykle bývá delegování definováno jako proces, při němž dochází k přenesení úkolů a zodpovědnosti za práci na jinou osobu.

Naštěstí i ti z nás, kdo nemáme tu pravomoc delegovat své činnosti na jiné osoby, máme v současnosti k dispozici i jiná řešení. Podobně jako paní Nováková, kterou její manžel při návratu z práce zastihl u toho, jak v klidu pije kávu a čte společenský časopis. Unavený po rušném pracovním dni se jí ptá se zřetelnou výčitkou v hlase, co dělá. A ona s klidem zvedne oči od čtení a odpoví: „No přece peru, myju nádobí a vytírám podlahu.“ A z dálky jsou slyšet tiché zvuky pračky, myčky nádobí a robotického vysavače…

Řada lidí dnes jako pomocníka využívá ChatGPT, který dovede poskytnout zajímavou podporu. Mimochodem – je to skvělé pro trénovánízadávání úkolů a delegování. Poskytne vám totiž přesně to, co pochopil, že jste od něj chtěli. A to nemusí být vždycky přesně to, co jste chtěli.

Co nám brání

Jsme-li ale na tom tak, že máme možnost podělit se o svou práci s ostatními lidmi, nemusíme to vždycky vnímat jako výhodu. Od efektivního delegování nás odrazují různé překážky. Mezi časté patří:

• pocit nenahraditelnosti – nejlépe to přeci udělám já sám,
• zábrany opustit něco, co dobře umíme,
• nedůvěra ve schopnosti pracovníků,
• obava z neoblíbenosti,
• ztráta času způsobená vysvětlováním,
• obava z nedostatečné kvality,
• obtížná kontrola výsledku.

A když se přeci jen odhodláme něco delegovat a nedopadne to dobře, tak nás to utvrdí v přesvědčení, že delegování jsou jen takové pěkné řeči z manažerských kurzů a knih.

Špatná zkušenost s delegováním je velmi často spojená s tím, že zaměníme delegování a zadání úkolu. Pokud zadáváme úkol, obyčejně jde o věc, kterou pověřovaný člověk zná a umí, a tak pro úspěšné zadání úkolu nepotřebujeme příliš času. Mnohdy stačí respektovat „jen“ to, aby byl úkol zadán SMART, tedy jako specifický, měřitelný, akceptovatelný pro druhé, realistický a termínovaný.

Je to proces

Delegování je vždy proces. Někdy trvá kratší dobu, někdy dokonce řadu měsíců. Nikdy to není na pár minut. Proces delegování známe ze svého dětství, kdy jsme chtěli pomáhat dospělým – převzít od nich nějakou činnost, kterou dělají. Genderově stereotypně to u dívek mohla být pomoc mamince s přípravou oběda a u kluků třeba pomoc tátovi smontovat nový nábytek. Ten proces probíhá takto:

V první fázi je potřeba toho, na kterého chceme delegovat, seznámit s tím, „o co jde“. Fázi „Dívej se“ se v mnoha firmách říká adaptace nebo stínování. Ten, na koho se deleguje, má základní odpovědnost – učit se. Nemá odpovědnost za průběh ani za výsledek delegované činnosti. Tu přebírá až ve třetí fázi – poté, co si činnost ve spolupráci s tím, kdo deleguje, vyzkoušel ve fázi „Pomáhej“. Role delegujícího a toho, kdo deleguje, se v tomto procesu postupně vyměňují.

Časté chyby

Řada manažerů má tendenci zasahovat do akce i ve fázi „Dívám se“. Možná bychom mohli k této fázi dodat „Dívat, ale nesahat!“. Někdy je to dobře vidět v rodinných firmách, kde „otec zakladatel“ předal řízení firmy další generaci, přesto má ale tendenci do dění zasahovat (alespoň nevyžádanými radami), jako by byl stále v původní roli.

Častou chybou v procesu delegování je, že při nezdaru, drobné chybě nebo když máme pocit, že to jde pomalu, celý proces zastavíme a řekneme si, že to nemá cenu. Kromě toho, že budeme dále přetížení, napácháme ještě jinou škodu. Škodu na tom druhém. Podobně jako se dítě, které na svou prosbu „Já bych Ti chtěl pomáhat!“ uslyší odpověď „Nejlíp mi pomůžeš, když mi pomáhat nebudeš!“. Těžko se něco naučí a nenaučí se ani naši podřízení. Zároveň se také velmi neblaze dotkneme jejich motivace. Budou to vnímat jako projev nedůvěry. A příště, až budeme třeba sami lépe na delegování připraveni, už nebudou mít zájem.

Delegování je skvělý nástroj rozvoje dovedností pro obě strany. Ten, na koho je delegováno, odborně roste. Ten, kdo deleguje, trénuje svou schopnost pracovat s prioritami, tříbí své komunikační dovednosti včetně poskytování zpětné vazby i své umění motivovat. A jako bonus má pak naději na odměnu naznačenou v titulku tohoto příspěvku. Tak ať se nám to daří!